Les objectifs et principes du suivi de stage

Pour l'école, le suivi de stage répond à plusieurs objectifs :
 - veiller au respect des objectifs pédagogiques dans les sujets traités et les entreprises choisies par les étudiants ;
 - apporter à l'entreprise les garanties de qualité et de professionnalisme attendues sur les travaux confiés à l'étudiant ;
 - apporter à l'étudiant le soutien personnalisé, la méthodologie et les outils nécessaires à la pleine réussite de sa mission ;
 - faire le point régulièrement sur l'avancement des travaux, les difficultés ou interrogations de l'étudiant ;
 - développer les capacités d'autonomie, de réflexion, de responsabilisation et de professionnalisme de l'étudiant.

 

Les objectifs de l'étudiant

La réalisation d'un rapport de stage ou d'un mémoire répond à plusieurs objectifs pour l'étudiant :
 - être évaluer par rapport à des attentes académiques en restituant et utilisant de façon pertinente les connaissances acquises pour résoudre un problème ;
 - obtenir un diplôme ;
 - acquérir et valider des compétences ;
 - développer des attitudes et qualités professionnellement exploitables ;
 - enrichir son cursus, son CV et bâtir une expérience professionnelle ;
 - éclairer ses choix et ambitions futures en découvrant des secteurs d'activité, des entreprises et des métiers.

 

Le tuteur de stage ou responsable pédagogique

La collaboration entre l'étudiant et son tuteur repose sur une confiance réciproque. Le tuteur ou responsable pédagogique est un professionnel. A ce titre, il aura pour mission de conseiller et d'accompagner l'étudiant tout au long de son stage. A l'écoute de ses propos, le tuteur clarifie, recadre si nécessaire, propose et oriente "son" stagiaire.

Pour la rédaction d'un mémoire (stage de second et troisième cycle), le stagiaire doit lors des différents rendez-vous faire état à son tuteur de l'avancement de sa mission, transmettre les documents intermédiaires et de synthèse, interroger et demander conseils sur ses éventuelles difficultés.

Il est recommandé à l'étudiant d'avoir avec son suiveur pédagogique la même approche qu'avec son supérieur en entreprise et donc de ne pas le déranger pour rien mais de le tenir au courant et de le solliciter en cas de besoin.

 

Trouver un bon sujet

Il n'existe pas de solution miracle dans la recherche d'un bon sujet de rapport de stage.
Nous conseillons toutefois aux étudiants de lister puis de hiérarchiser chacune de leurs idées (avec leurs avantages et inconvénients) suivant les attirances personnelles.
Ensuite, il faut recenser rapidement les informations disponibles, explorer sommairement chacun des sujets potentiels et en appréhender les limites.

Lorsque plusieurs sujets potentiels ont été identifiés, il peut être intéressant de les passer au travers de la batterie de questions suivantes pour aider l'étudiant à faire le meilleur choix.

• Intérêt personnel pour ce sujet
  Ai-je envie d'aborder ce sujet ? Quels bénéfices vais-je en retirer d'un point de vue pédagogique (cursus) et professionnel (envers mes futurs employeurs) ? Est-il en cohérence avec ma formation et mes projets professionnels ?

• Compétences et capacités pour traiter ce sujet
  Ai-je les compétences nécessaires ? Saurai-je maîtriser ce sujet ? Saurai-je trouver les informations nécessaires ?

• Ressources matérielles et contraintes pour traiter ce sujet
  Ai-je les moyens matériels de traiter ce sujet ? Les contraintes sont-elles surmontables (accès à l'information, délais, déplacements, équipements...) ? Suis-je dépendant de tiers ?

Dans tous les cas, il ne faut pas hésiter à discuter de ses choix avec son entourage personnel et professionnel et à prévoir des délais de sécurité pour palier aux contraintes imprévues ou sous-estimées.

 

Les difficultés liées au sujet

• Le stage à sujet et tâches multiples
  Très souvent dans les petites entreprises ou dans les structures familiales, peut se poser le problème de la cohérence des activités du stagiaire par rapport aux objectifs pédagogiques de sa formation (encadrement léger, sujet peu formalisé, activités multiples et très opérationnelles...)
  
  Si celui-ci doit rédiger un rapport de stage classique avec compte-rendu d'activités, cela n'est pas gênant. A l'inverse pour la rédaction d'un mémoire, son travail risque de manquer de contenu.
  L'étudiant s'efforcera à choisir avec son suiveur pédagogique un aspect particulier des tâches effectuées puis de le développer et de l'approfondir. Sans oublier de rappeler lors de sa soutenance le contexte général de déroulement de son stage.

• Le stage sans sujet
  Le problème du manque réel de sujet peut également se poser dans les petites entreprises ou lors des stages de complaisance. L'étudiant est dans certains cas amené à choisir lui-même son sujet.
  
  Une bonne solution consiste dans ce cas là, à effectuer un diagnostic stratégique interne et externe de l'entreprise et à choisir avec le suiveur pédagogique un point particulier à approfondir.

• Le stage à sujet variable, évolutif et/ou sans fin
  Dans cette situation où le sujet et le contenu du stage évoluent en permanence du fait de l'urgence des situations ou du manque de vision de l'entreprise, le stagiaire désorienté se retrouve proche du stage sans sujet réel.
  
  Après avoir fait part de ses difficultés à son responsable pédagogique, ce dernier doit rappeler à l'entreprise les objectifs pédagogiques du stage et décider avec elle d'un thème de travail précis.

• Le stage déqualifié ou sous-qualifié
  On rencontre très fréquemment le problème du stagiaire en fin de cursus effectuant un stage opérationnel ou à très faible valeur ajoutée alors que le descriptif de poste répondaient aux attentes de l'étudiant et aux objectifs pédagogiques.
  
  Dans cette situation, le stagiaire doit faire part de sa situation à son responsable pédagogique. Ces derniers reformulerons et recadrerons le sujet du stage avec l'entreprise.

 

Les difficultés liées au déroulement du stage

• Le stage "enjeu de pouvoir"
  Le stagiaire et son travail (rapport et conclusions) vont nourrir les luttes internes de l'entreprise entre différentes personnes ou différents services. Il sera alors considéré comme un "ennemi" aux regards de ces personnes.
  
  Cette situation dangereuse et très difficile à vivre pour le stagiaire, nécessite de faire preuve de relationnel, d'éthique et de force de caractère pour refuser ou négocier certaines des tâches demandées.
  Le responsable pédagogique peut également contacter et rappeler aux personnes concernées leurs engagements vis-à-vis du stagiaire.

• Le stage "impuissant"
  Le stagiaire se rend compte que pour différentes raisons (manque de vision des dirigeants, manque de compétences du stagiaire, mission sans intérêt, stage de complaisance...) son travail et ses conclusions ne seront pas étudiés par l'entreprise. Il se démotive alors complètement et peut même remettre en question son orientation et sa formation.
  
  La seule solution possible dans ce cas est de réfléchir avec le responsable pédagogique à un sujet d'étude à approfondir (parallèlement aux tâches effectuées en entreprise) pour rédiger le rapport et préparer la soutenance.

• Le stage "alibi"
  Dans cette situation délicate et difficile à vivre, le stagiaire et son travail (rapport et conclusions) sont utilisés comme bouc-émissiaire pour annoncer, justifier ou appliquer des mesures impopulaires au sein de l'entreprise. Les responsabilités se reportent sur lui avec l'avantage qu'il soit "extérieur" à l'entreprise et la quitte au bout de quelques mois.
  
  Le stagiaire devra là aussi faire preuve de beaucoup de relationnel, d'éthique et de force de caractère pour refuser ou négocier certaines des tâches qui lui seront demandées.

• Le stage "aveugle"
  Malgré l'intérêt de la mission, le stagiaire est confronté à une rétention excessive d'informations de l'entreprise. Impossible pour lui d'obtenir des informations viables et complètes pour travailler et mener à bien la rédaction de son rapport car tout dans l'entreprise est confidentiel.
  
  Le responsable pédagogique tenu au courant de la situation peut contacter et rappeler à l'entreprise les termes de la convention de stage et ses engagements envers le stagiaire. La signature d'une charte de confidentialité est dans ce cas un moyen efficace de rassurer et d'instaurer la confiance entre les différentes parties.

• Le stage "espion"
  Le stagiaire est utilisé pour des recherches d'informations ou de l'espionnage parfois à la limite de l'honnêteté. Sous couvert de réaliser une étude de marché pour son école, le stagiaire doit par exemple contacter les concurrents pour obtenir par tromperie des informations sur leurs produits, leurs clients, leurs tarifs, leurs offres...
  
  Dans cette situation mettant mal à l'aise, il est nécessaire que le responsable pédagogique intervienne et rappelle à l'entreprise ses engagements envers le stagiaire.

• Le stage "café et photocopieuse"
  Stade ultime du stage déqualifié ou de complaisance.

 

Organisation générale du suivi

Il va sans dire que la présence aux rendez-vous de suivi est obligatoire.
Rappelez-vous que vous devez adopter la même attitude vis-à-vis de votre responsable pédagogique (tuteur) que vis-à-vis de vos supérieurs hiérarchiques en entreprise.

Avant le stage, le responsable pédagogique aide l'étudiant dans sa recherche de stage, étudie avec lui les différentes propositions dont il dispose puis valide le sujet d'étude.
Pendant le stage, les rendez-vous avec le responsable pédagogique permettent de faire le point sur l'avancement des travaux de l'étudiant, de lever ses difficultés et ses interrogations.
Après le stage, le responsable pédagogique peut encore formuler des remarques ou des idées sur le travail réalisé ou sur la préparation de la soutenance.

 

Les rendez-vous de suivi

Gardez en tête que votre responsable pédagogique va participer à votre soutenance et à votre évaluation. Vous devez donc vous montrer sous votre meilleur angle et agir en véritable professionnel.
Ce qui signifie que chacun des rendez-vous doit être préparer comme une véritable réunion de travail faisant l'objet d'un compte-rendu de votre part.

Notez les points que vous souhaitez aborder, les questions que vous voulez poser... Apportez toujours les précédents comptes-rendus ainsi que les documents et supports nécessaires à la réunion. N'arrivez pas les mains dans les poches, sans stylo ni papier!

 

La collecte d'informations et la préparation

Cette étape est primordiale mais ne doit cependant pas accaparer trop de temps à l'étudiant. La collecte d'informations, souvent dépendante de facteurs extérieurs, participe fortement à la structure et à l'avancée du rapport.

L'utilisation de la méthode dite de l'"entonnoir" ainsi que la rigueur et l'organisation sont indispensables pour traiter et dépecer au fur et à mesure la masse d'informations souvent très importante.

Dans sa quête d'informations, l'étudiant aura certainement à rencontrer et interviewer diverses personnes (clients, fournisseurs, responsables Chambre de Commerce et d'Industrie...). Les prises de contact et rendez-vous seront planifiés à l'avance et si nécessaire, les personnes relancées par téléphone quelques jours au préalable.

L'étudiant devra également établir un calendrier strict du genre "retro-planning" recensant les différentes étapes, les marges de manoeuvre ainsi que les échéances à respecter.